Documents AGA 2017

 

Assemblée générale annuelle
A.P.H.V.O

Centre Jules-Desbiens

109, rue Wright, local 105

lundi, 19 juin 2017

18h à 21h

 

Ordre du jour

  1. Mot de bienvenue

  1. Constatation du quorum

  1. Nomination à la présidence et au secrétariat de l’assemblée

  1. Lecture et adoption de l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’APHVO de lundi,19 juin 2017

  1. Adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle de mercredi, 15 juin 2016

  1. Adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale extraordinaire de lundi, 13 mars 2017

  1. Présentation et adoption des états financiers de l’année 2016-2017

  1. Présentation et adoption de modifications aux règlements généraux

  1. Mot de la présidente et présentation et adoption du rapport d’activité 2016-2017

Pause santé

  1. Le dépôt de nos prévisions budgétaires 2017-2018

  1. Présentation et adoption du plan d’action de l’année 2017-2018

  1. Nomination d’un vérificateur financier pour l’année 2017-2018

  1. Nomination à la présidence et au secrétariat d’élections

  1. Élections au conseil d’administration

  1. Les souhaits de l’assemblée

  1. Levée de l’assemblée


Association des personnes handicapées visuelles de l’Outaouais

(APHVO)

Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle

Tenue le 15 juin 2016 à 19 h 15

Centre Jules-Desbiens

109, rue Wright à Gatineau

 


    Membres présents :                   

  1. Alan Conway
  2. Benoît Laurin
  3. Carole Giguère
  4. Claire Campeau
  5. Claire Émard-Richer
  6. Claude Mongeon
  7. Claudette Godin
  8. Denis Couture
  9. Éric Généreux
  10. Guy Desjardins
  11. Jacques Lavigne
  12. John Graham
  13. Manon Major
  14. Marihel Mermier
  15. Michel Paquette
  16. Monique Beaudoin
  17. Nancy Russell
  18. Omer Melanson
  19. Pierrette Lacoursière Alary
  20. Richard Lemieux
  21. Roger Coté
  22. Tom Gilbert
    Accompagnateurs :
  23. Bruno Alary
  24. Claude Villeneuve
  25. Nathalie Joannette
  26. Huguette Isabelle

Personnes invitées :

  1. François Marchand
  2. Nathalie Jetté

Mot de bienvenue

 

Carole Giguère souhaite la bienvenue aux membres présents et remercie ses collègues administrateurs, pour leur belle implication au sein du conseil d’administration.  Elle souhaite aussi la bienvenue à Manon Major, qui est la première membre régulière et administratrice par intérim de l’APHVO, n’ayant pas d’handicap visuel, puisqu’ayant adhéré en tant que parent.

  1. Nomination à la présidence et secrétariat de l’assemblée

« Il est proposé de nommer François Marchand à titre de président de l’assemblée. »

Proposé par : Carole Giguère

Appuyé par : Nancy Russell

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-1

« Il est proposé de nommer Nathalie Jetté à titre de secrétaire de l’assemblée. »

Proposé par : Carole Giguère

Appuyé par : Marihel Mermier

Adopté à l’unanimité.

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-2

  1. Constatation du quorum 

François Marchand vérifie que le quorum est atteint. Le quorum est constitué de 5% des membres, donc il y a quorum. François Marchand déclare donc l’assemblée ouverte.

 

  1. Lecture et adoption de l’ordre du jour proposé

    François Marchand demande un tour de table pour que chacun sache qui est présent. Il procède ensuite à la lecture de l’ordre du jour.  Carole Giguère demande de retirer le point 8 de l’ordre du jour, puisqu’une AGE sera organisée pour la modifications des règlements généraux.

« Il est proposé d’adopter l’ordre du jour, tout en retirant le point 8. »
Proposé par : Carole Giguère

Appuyée par : Marihel Mermier

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-3

 

  1. Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 8 juin 2015 

Les membres ayant tous reçu le procès-verbal à l’avance, François Marchand demande s’il y a des corrections à apporter. Des membres demandent que les corrections suivantes soient apportées :

  • Point 2 : remplacer « la présidente » par « Carole Giguère »
  • Point 7 : remplacer le verbe « supporter », qui est un anglicisme, par le verbe

« appuyer ».  On lira donc  « Claudette Godin appuie la proposition » et « appuyé par John Graham ».

  • Point 8 : remplacer le nom Gilles Lafortune par Serge Lafortune.

« Il est proposé d’adopter le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 8 juin 2015, avec les corrections demandées. »

 

Proposé par : Jacques Lavigne

Appuyé par : Marihel Mermier

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO 150616-4

 

  1. Présentation et adoption des états financiers 2015-2016

Sandra Lopez, CPA de Samson et associés, présente la vérification des états financiers de  l’année 2015-2016.
« Il est proposé d’adopter le rapport de mission d’examen des livres et des états financiers de l’APHVO 2015-2016, tel que présenté. »

Proposé par : Marihel Mermier

Appuyé par : Omer Melanson

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-5

  1. Mot de la présidente : présentation et adoption du rapport d’activités 2015-2016

 

Les membres ayant préalablement reçu le rapport d’activité, Carole Giguère nous présente les principales actions et implications de l’APHVO, tels que :

  • La promotion de l’organisme et la sensibilisation sur la déficience visuelle (v. souper dans le noir, nouveau site Web, promotion de la Semaine de la canne blanche)
  • La collaboration avec l’AQPHV pour supporter la mise sur pied d’un nouveau groupe d’entraide pour les parents de l’Outaouais. Plusieurs parents viennent de l’extérieur de Gatineau, ce qui contribue à la mission régionale de l’APHVO.
  • La mise à jour des règlements généraux et adoption d’un nouveau code d’éthique.
  • Un partenariat avec la Ville de Gatineau pour :
    • déterminer les lieux où les feux sonores sont installés
    • adapter les modes de communication
    • soutenir les citoyens handicapés visuels en cas de mesures d’urgence
    • l’occupation d’un siège au comité de Sports et loisirs

Omer Melanson propose d’ajouter les fonctions des administrateurs dans le rapport d’activité.  Monique Beaudoin indique qu’on aurait dû lire à la page 3, l’Office de la propriété intellectuelle du Canada, au lieu du Ministère.

« Il est proposé d’adopter le rapport d’activités de 2015-2016, avec l’amendement qui consiste à ajouter les fonctions des administrateurs et avec la correction demandée. »
Proposé par : Omer Melanson

Appuyée par : Claire Campeau

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-6

 

  1. Adoption des nouvelles modifications aux règlements généraux APHVO
    Point retiré

 

  1. Dépôt des prévisions budgétaires 2016-2017

    Mélanie Santos nous présente les prévisions budgétaires pour 2016-2017, qui seront adoptées par le nouveau conseil d’administration. Des membres proposent d’augmenter les frais de formation.  Les prévisions budgétaires seront adoptées par le nouveau conseil d’administration.
  2. Nomination d’un vérificateur financier pour 2016-2017 

« Il est proposé de nommer Sandro Lopez, CPA de Samson et associés, pour la vérification financière de 2016-2017. »

Proposé par : Marihel Mermier

Appuyée par : Richard Lemieux

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-7

 

  1. Présentation et adoption du plan d’action de l’APHVO pour l’année 2016-2017

Les membres ayant préalablement reçu le plan d’action, Éric Généreux nous présente les principaux objectifs de 2016-2017.  Claire Campeau propose d’ajouter que, suite à l’avis d’un étudiant de la Clinique de droit notarial de l’Université d’Ottawa, l’assurance des administrateurs et des dirigeants a été réinstaurée.

« Il est proposé d’adopter le plan d’action de l’APHVO pour l’année 2016-2017, avec l’amendement indiquant que l’assurance des administrateurs et des dirigeants a été réinstaurée. »

Proposé par : Éric Généreux

Appuyée par : Omer Melanson

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-8

 

  1. Nomination à la présidence et au secrétariat d’élection du nouveau conseil d’administration

 

« Il est proposé de nommer François Marchand à titre de président d’élection. »

Proposé par : Éric Généreux

Appuyée par : Carole Giguère

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-9
« Il est proposé de nommer Nathalie Jetté à titre de secrétaire d’élection. »

Proposé par : Claire Campeau

Appuyée par : Claudette Godin

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-10

 

  1. Élection des administrateurs

François Marchand nous indique le conseil d’administration est composé de 7 membres.  Les administrateurs qui demeurent en poste sont :  Claire Campeau, Éric Généreux et Mario Lajeunesse.  Les administrateurs dont les postes sont en élection sont : Carole Giguère, John Graham, Manon Major (interim de Roger Côté) et Nancy Russell (interim de Claude Chénier).

 

Carole Giguère rappelle que les administrateurs nommés doivent s’engager pour un mandat de 2 ans et qu’ils doivent participer à environ 10 rencontres régulières.  Ils peuvent aussi être appelé à participer à des rencontres de comités.

 

« Il est proposé d’ouvrir la période de mises en candidature. »

 

Proposé par : Éric Généreux

Appuyée par : Manon Major

Adopté à l’unanimité

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-11

 

Claudette Godin propose Michel Paquette.

Éric Généreux propose Manon Major.

Manon Major propose Carole Giguère.

Claire Campeau propose  John Graham.

Marihel Mermier propose Nancy Russell.

Claudette Godin propose Pierrette Lacoursière-Alary

Jacques Lavigne propose Tom Gilbert.

Richard Lemieux propose Benoît Laurin.

Claudette Godin propose Alan Conway.

Jacques Lavigne propose Claudette Godin.

 

« Il est proposé de fermer la période des mises en candidature.»

 

Proposé par : Monique Beaudoin

Appuyé par : Claudette Godin

Adopté à l’unanimité.

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-12

 

Les quatre membres suivants acceptent leur nomination et sont élus par acclamation : Benoît Laurin, Nancy Russell, Carole Giguère et Manon Major.

François Marchand les félicite.

 

  1. Souhaits de l’assemblée / Varia

 

  • Des membres demandent à ce que les états financiers soient transcrits en braille. Monique Beaudoin explique que ce serait très long et difficile à réaliser.
  • Jacques Lavigne souhaiterait que les AGA et les Soupers dans le noir aient lieu des mercredis soirs.
  • Éric Généreux souhaite que dorénavant, chacun arrive aux rencontres et aux assemblées avec une optique positive, constructive et dynamique.
  • Marihel Mermier souhaite que les membres reçoivent le code d’éthique.
  • Omer Melanson souhaite une longue vie à l’APHVO.
  • Carole Giguère souhaite une bonne retraite à John Graham.

 

  1. Levée de l’assemblée

Au nom des membres du conseil d’administration, Carole Giguère remet un cadeau à Richard Lemieux, pour le remercier pour son excellent travail de coordination.

 

« Il est proposé de lever l’assemblée à 20h55.»

 

Proposé par : Marihel Mermier

Appuyé par : Monique Beaudoin

Adopté à l’unanimité.

ADOPTÉ AGA-APHVO-150616-13

 

Signé à Gatineau, le _______ 2016.

 

________________________

Carole Giguère

Présidente de l’APHVO


Association des personnes handicapées visuelles
de l’Outaouais
(A.P.H.V.O)

Procès-verbal de l’Assemblée générale extraordinaire du 13 mars 2017 à 13h30

Au Centre Jules Desbiens
109, rue Wright à Gatineau

 

Membres présents:        
Allan Conway
Monique Beaudoin
Thérèse Beauchamp-Carrière
Carole Giguère
Tom Gilbert
Claudette Godin
Mario Lajeunesse
Jacques Lavigne
Manon Major
Marihel Mermier
Nancy Russell

 

Accompagnateurs:                                       Personne invitée :
Claude Villeneuve                                                Nathalie Jetté

  1. Mot de bienvenue

Carole Giguère souhaite la bienvenue aux membres présents.  Elle explique que le c.a. propose de modifier certains règlements, car ils sont trop vagues et manquent de précision.  Avant d’ouvrir officiellement l’assemblée, elle propose que l’assemblée vote pour une présidente et une secrétaire d’élection.
« Il est proposé de nommer Nathalie Jetté à titre de présidente de l’assemblée.»

Proposé par: Carole Giguère
Appuyé par: Marihel Mermier
Adopté à l’unanimité

Adopté AGE-APHVO- 130317-1

« Il est proposé de nommer Manon Major à titre de secrétaire de l’assemblée»

Proposé par: Carole Giguère
Appuyé par: Mario Lajeunesse
Adopté à l’unanimité

Adopté AGE-APHVO- 130317-2

  1. Ouverture et présence (constatation du quorum)

Nathalie Jetté confirme que le quorum est atteint et déclare que l’assemblée est donc ouverte.

 

  1. Lecture, échange et adoption des modifications aux règlements généraux proposées par le conseil d’administration.


Chapitre 2- Membres : 2.07
EXCLUSION

2.07.2

Nathalie Jetté lit l’ancien règlement portant sur l’exclusion et la modification proposée. Elle passe un par un chacun des règlements, tout en décrivant les raisons pouvant causer l’exclusion d’un membre.

Voici le résultat des votes :

POUR CONTRE ABSTENTION
9 4 0

La modification 2.07.2 est donc adoptée à majorité.

Marihel Mermier demande d’amender le terme qualités.  Carole Giguère confirme que ce mot pourrait être changé.   Toutefois, le c.a. devra le remplacer et le faire adopter en assemblée générale.

2.07.3

En ce qui concerne le règlement qu’un membre peut  faire appel à une décision d’exclusion, la présidente, Nathalie Jetté lit l’ancien règlement et la modification proposée.

Certains membres expriment leur réticence.  Il est suggérer que le membre expulsé puisse recevoir sa lettre d’avis par la correspondance de son choix, plutôt que par courrier recommandé.   D’autres font valoir qu’une preuve de la réception de l’avis est nécessaire.

Carole Giguère rappelle aux membres que tous ces règlements existaient déjà, nous en avons que fait la modification.

Voici le résultat des votes:

POUR CONTRE ABSTENTION
8 4 1

La modification 2.07.3 est donc adoptée à majorité.

2.07.4

En ce qui concerne le règlement  de l’exclusion d’un membre et le protocole à suivre, la présidente, Nathalie Jetté lit l’ancien règlement et la modification proposée.

Voici le résultat des votes:

POUR CONTRE ABSTENTION
7 3 3

 

La modification 2.07.4 est donc adoptée à majorité.


2.07.5

En ce qui concerne le règlement de la décision du conseil d’administration face à une exclusion, Nathalie Jetté lit l’ancien règlement et la modification proposée.

POUR CONTRE ABSTENTION
6 5 1

Puisque la majorité, soit  50% +1 n’est pas atteint dans ce vote, le règlement 2.07.5 devra être revisé.

 


 

4.03.2

En ce qui concerne le règlement face aux vacances, démission et destitution d’un membre du conseil d’administration, Nathalie Jetté lit l’ancien règlement et la modification proposée.

Par souci de protéger les administrateurs, une membre demande que l’on clarifie les termes SANS RAISON VALABLE.  Une autre demande si le conseil d’administration peut communiquer avec le membre pour lui faire part des raisons.  Un autre demande si le règlement s’applique si l’absence est motivée.

Carole Giguère donne l’exemple d’un ancien administrateur qui fut absent pour 4 mois.  Même lorsqu’une absence est motivée, l’administrateur a une responsabilité envers son conseil d’être présent et actif.

Un autre membre demande si un administrateur, à l’occasion, pourrait participer au conseil par soit téléphone, Skype ou Facetime.  Carole Giguère lui confirme que non seulement cette façon de procéder est légale, mais que le conseil d’administration y a déjà eu recours.

Voici le résultat des votes :

POUR CONTRE ABSTENTION
6 5 1

Puisque la majorité, soit  50% + 1 n’est pas atteint dans ce vote, le règlement 4.03.2 devra être revisé.
4.03.3

En ce qui concerne le règlement face à la destitution d’un administrateur, Nathalie Jetté lit l’ancien règlement et la modification proposée.

Voici le résultat des votes :

POUR CONTRE ABSTENTION
5 6 1

 

Puisque la majorité, soit  50% +1 n’est pas atteint dans ce vote, le règlement 4.03.3 devra être revisé.

4.03.4

En ce qui concerne le règlement face au droit qu’un administrateur exclu puisse en appeler cette décision, la présidente Nathalie Jetté lit l’ancien règlement et la modification proposée.

Voici le résultat des votes:

POUR CONTRE ABSTENTION
5 6 1

 

Puisque la majorité, soit  50% +1 n’est pas atteint dans ce vote, le règlement 4.03.4 devra être revisé.

« Il est proposé qu’un comité soit formé pour retravailler les règlements. »

Proposé par: Monique Beaudoin
Appuyé par: Carole Giguère
Adopté à l’unanimité Adopté

Adopté AGE-APHVO- 130317-3

  1. Levée de la réunion

Une copie des modifications proposées est annexée au procès-verbal.

« Il est proposé de lever l’assemblée à 15 h 20. »

Proposé par: Richard Lemieux
Appuyé par: Nancy Russell
Adopté à l’unanimité Adopté

Adopté AGE-APHVO- 130317-4

Assemblée générale extraordinaire de l’APHVO.

Signé à Gatineau, le ___ième jour du mois de ___________ 2017.

 

_________________________          _________________________

Manon Major                                           Nathalie Jetté

Secrétaire d’assemblée                         Présidente d’assemblée


Modifications règlements

CHAPITRE 2 – MEMBRES

 

Règlements améliorés suite à la rencontre du  comité des règlements
2.07 EXCLUSION

 

2.07.2

Le conseil d’administration pourra, par résolution des deux tiers (2/3) de ses administrateurs, suspendre pour une période déterminée ou expulser définitivement tout membre qui :
– ne réponds plus aux critères d’admissibilité de la corporation (voir chapitre 2)

– contrevient à un règlement de la corporation
– adopte une conduite ou des activités jugées nuisibles à l’association
– nuisent aux autres membres ou au bon fonctionnement de l’organisme
– pose un geste ou exprime des propos contraires aux objectifs de la corporation

– tient des propos néfastes aux activités ou à la réputation de la corporation et/ou de ses membres

 

 

 

 

 

 

 

 


2.07.3
À moins que la situation ne soit jugée trop grave, un membre qui contrevient aux règlements sera d’abord contacté par un administrateur délégué par le conseil, afin d’en venir à une entente pour régler la situation en litige et pour s’assurer que cette situation ne se reproduise plus.

À la demande du membre, un témoin observateur de son choix sera appelé à assister et à prendre en note l’entente qui aura été conclue entre le membre et l’administrateur et ce, avec l’accord des deux parties.  Cette entente sera ensuite ramenée au conseil par l’administrateur.

Si la situation ne se règle pas, malgré cette tentative d’entente, le membre sera convoqué par le conseil, pour lui faire part des motifs qui lui sont reprochés et pour lui donner la possibilité de se faire entendre.  Le conseil devra l’aviser par lettre recommandée ou par courriel, de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion.

 

2.07.4
Suite à cette rencontre, le conseil l’avisera par écrit de sa décision.

 

 

Chapitre 4 – Conseil

Il est proposé de remplacer le terme membre du conseil par administrateur.