Statuts et règlements

DÉFINITIONS

0.01 ASSEMBLÉE

Le terme « assemblée » fait exclusivement référence aux assemblées générales des membres de l’organisme.

0.02 RÉUNION

Le terme « réunion » fait exclusivement référence aux réunions du conseil d’administration de l’organisme.

0.03 CONSEIL

Le terme « conseil » fait exclusivement référence au conseil d’administration, soit l’instance qui administre l’organisme.

CHAPITRE 1 – STATUTS

1.01 NOM

Le regroupement des personnes liées par la présente se nomme : Association des personnes handicapées visuelles de l’Outaouais (APHVO).

1.02 COMPÉTENCE TERRITORIALE

1.02.1 La compétence territoriale s’étend à l’ensemble de la région de l’Outaouais telle que définie par le Centre intégré de santé et de services sociaux de l’Outaouais (CISSSO).

1.02.2 Toute proposition visant à modifier la compétence territoriale relève de l’assemblée.

1.03 SIÈGE SOCIAL

1.03.1 Le siège social de l’APHVO est à l’endroit désigné par le conseil.

1.04 OBJECTIFS

L’APHVO a pour objectifs :

1.04.1 De favoriser l’intégration à part entière de toutes les personnes handicapées visuelles de son territoire dans les différents domaines de l’activité humaine.

1.04.2 De défendre les droits et promouvoir les intérêts des personnes handicapées visuelles de son territoire.

1.05 FONCTIONS

L’APHVO a pour fonctions :

1.05.1 De regrouper les personnes handicapées visuelles de son territoire afin de connaître et de refléter leur conception des problèmes et besoins associés à leur état.

1.05.2 De tenir un registre, constamment mis à jour, de ses membres.

1.05.3 D’informer et de consulter régulièrement les personnes handicapées visuelles de son territoire sur les diverses questions qui les concernent afin de mener une action conforme aux véritables besoins de l’ensemble.

1.05.4 De s’assurer que l’APHVO soit reconnue pour son expertise et qu’elle soit consultée sur les enjeux majeurs et les décisions qui concernent les personnes handicapées visuelles, par les divers paliers décisionnels (gouvernementaux, publics et privés) qui offrent des programmes et des services aux personnes handicapées visuelles.

1.05.5 D’utiliser tous les moyens d’information et toutes les activités de promotion pour sensibiliser le public et favoriser l’inclusion sociale.

1.05.6 De représenter et de défendre les personnes handicapées visuelles de son territoire.

1.05.7 Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres choisissent un vérificateur externe pour la vérification des registres comptables.

1.06 ENTENTES

Le conseil de l’APHVO pourra, au besoin, conclure des ententes avec d’autres organismes ou associations qui poursuivent des objectifs ou des actions semblables ou qui sont susceptibles de contribuer concrètement à l’amélioration des conditions de vie de ses membres.

1.07 AFFILIATION

Le conseil peut statuer sur toute question d’affiliation à un organisme ou à une association poursuivant des objectifs semblables à ceux de l’APHVO.

CHAPITRE 2 – MEMBRES

2.01 MEMBRE

Toute personne, tout organisme ou toute association qui accepte la présente Constitution et qui s’y conforme peut être membre de l’APHVO. Toutefois, un membre ne peut déléguer ses droits et privilèges par procuration.

2.02 MEMBRE ORDINAIRE

2.02.1 Toute personne handicapée visuelle qui habite le territoire peut être membre ordinaire.

2.02.2 Tout parent ou tuteur d’un enfant handicapé visuel, de moins de 18 ans et qui habite le territoire, peut être membre ordinaire.

2.02.3 Toute personne ayant un conjoint, un membre de famille, un ami ayant un handicap visuel et qui habite le territoire, peut être membre ordinaire.

2.03 MEMBRE ASSOCIÉ

Toute personne habitant le territoire qui désire faire partie de l’APHVO peut être membre associé.

2.04 MEMBRE AFFINITAIRE

2.04.1 Tout organisme ou association qui poursuit des actions ou des objectifs semblables à ceux de l’APHVO ou qui désire la soutenir concrètement peut être membre affinitaire.

2.04.2 Le membre affinitaire est représenté par son président ou par toute autre personne officiellement mandatée à cette fin.

2.05 CONDITION D’ADHÉSION

2.05.1 Toute demande d’adhésion à titre de membre ordinaire, associé ou affinitaire, doit être adressée au conseil.

2.05.2 Lorsque celle-ci est acceptée, le conseil autorise l’émission de la carte de membre.

2.05.3 Tous les membres doivent acquitter leur cotisation annuelle avant l’émission de leur carte de membre.

2.06 COTISATION ANNUELLE

2.06.1 Chaque année, pour avoir droit de vote, tous les membres doivent verser une cotisation dont le montant est fixé par l’assemblée.

2.06.2 Le montant de la cotisation peut varier selon la catégorie de membre.

2.06.3 L’adhésion est d’une durée maximale d’un an, soit d’une AGA à l’autre.

2.06.4 Les nouveaux membres doivent acquitter leur cotisation en même temps que leur droit d’entrée. Toutefois, conformément aux décisions du conseil, le droit d’entrée pourra tenir lieu de cotisation annuelle.

2.07 EXCLUSION

Un membre sera exclu :

2.07.1 À défaut d’avoir versé sa cotisation dans les délais prescrits. Un avis écrit est envoyé au membre concerné.

2.07.2 Le conseil d’administration pourra, par résolution des deux tiers (2/3) de ses administrateurs, suspendre pour une période déterminée ou expulser définitivement tout membre qui :
– ne répond plus aux critères d’admissibilité de l’association (voir chapitre 2);

– contrevient à un règlement de l’association;
– adopte une conduite ou des activités jugées nuisibles à l’association;
– nuit aux autres membres ou au bon fonctionnement de l’association;
– pose un geste ou exprime des propos contraires aux objectifs de l’association;

– tient des propos néfastes aux activités ou à la réputation de l’association ou de ses membres.

2.07.3 À moins que la situation ne soit jugée trop grave, un membre qui contrevient aux règlements sera d’abord contacté par un administrateur délégué par le conseil afin d’en venir à une entente pour régler la situation en litige et pour s’assurer que cette situation ne se reproduise plus.

À la demande du membre, un témoin observateur de son choix sera appelé à assister à la rencontre et à prendre en note l’entente qui aura été conclue entre le membre et l’administrateur, et ce, avec l’accord des deux parties. Cette entente sera ensuite ramenée au conseil par l’administrateur.

Si la situation ne se règle pas, malgré cette tentative d’entente, le membre sera convoqué par le conseil pour lui faire part des motifs qui lui sont reprochés et pour lui donner la possibilité de se faire entendre. Le conseil devra l’aviser par lettre recommandée ou par courriel de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion.

2.07.4 À la suite de cette rencontre, le conseil l’avisera par écrit de sa décision.

2.08 DÉMISSION

Un membre qui ne désire plus faire partie de l’APHVO doit remettre sa démission, par écrit, au conseil.

2.09 DROITS ET PRIVILÈGES

Tous les membres ont les droits et privilèges suivants :

2.09.1 Recevoir l’avis de convocation, l’ordre du jour et le procès-verbal de l’assemblée précédente.

2.09.2 Participer aux discussions lors des assemblées.

2.09.3 Proposer des projets dans la lignée des objectifs et y participer.

2.09.4 Bénéficier de tous les programmes et services créés par l’APHVO.

CHAPITRE 3 – ASSEMBLÉES

3.01 COMPOSITION

L’assemblée se compose de tous les membres en règle de l’APHVO.

3.02 ASSEMBLÉE ANNUELLE

3.02.1 L’APHVO tiendra, dans les trois (3) mois qui suivent la fin de son exercice financier, son assemblée annuelle.

3.02.2 L’ordre du jour de l’assemblée annuelle comprendra au moins les points suivants :

– présentation et adoption de l’ordre du jour;

– lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée annuelle précédente;

– présentation et adoption des états financiers et du rapport du vérificateur;

– présentation et adoption des prévisions budgétaires;

– rapports et projets divers;

– modifications aux statuts et règlements;

– élection des membres du conseil;

– résolutions et autres questions.

3.02.3 Toute correspondance reliée aux assemblées (par exemple, les rapports, les projets et les modifications apportées aux statuts et règlements) doit être acheminée aux membres, par écrit, au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de la tenue de l’assemblée générale annuelle.

3.03 AUTRES ASSEMBLÉES

3.03.1 Outre l’assemblée annuelle, le conseil pourra convoquer toutes les assemblées nécessaires à l’exécution de son mandat.

3.03.2 Des assemblées spéciales seront convoquées par le conseil, à la suite d’une demande écrite de cinq membres réguliers. Dans ce cas, l’ordre du jour est dressé par le président, suivant l’avis des membres qui demandent la convocation de ladite assemblée. Le conseil convoque les membres dans un délai minimal de dix (10) jours ouvrables.

3.04 QUORUM

Le quorum est constitué d’un minimum de dix (10) membres ordinaires.

3.05 VOTE

3.05.1 Le vote aux assemblées se fait à la majorité des voix.

3.05.2 Seuls les membres ordinaires présents ont le droit de vote.

3.05.3 Sauf pour l’élection des membres du conseil, le vote se fait à main levée. Toutefois, le scrutin secret pourra être demandé et accepté si la majorité y consent.

3.05.4 On ne tient pas compte des abstentions dans le calcul de la majorité.

CHAPITRE 4 – CONSEIL

4.01 COMPOSITION

4.01.1 Le conseil d’administration de l’APHVO est composé de cinq (5) membres ordinaires, dont jusqu’à deux (2) sièges maximum peuvent être comblés par des personnes non handicapées visuelles.

4.01.2 Le conseil se compose du président, d’un vice-président, du trésorier, du secrétaire et d’un (1) administrateur.

4.01.3 Il doit n’y avoir aucun lien de parenté parmi les membres du conseil d’administration. Ceci comprend la famille immédiate, les conjoints de fait et leur famille.

4.02 MANDAT

Le mandat des membres du conseil est de deux (2) ans.

4.03 VACANCE, DÉMISSION ET DESTITUTION

4.03.1 Dans le cas d’une vacance au sein du conseil, celui-ci la comblera jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.

4.03.2 Tout membre du conseil qui manque, sans raison valable, trois (3) réunions consécutives peut être remplacé selon les modalités prévues aux présents articles.

4.03.3 Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moyen d’un avis écrit et adressé à cet administrateur et au conseil d’administration.

Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses administrateurs, mais il a le pouvoir de radier, d’expulser ou de suspendre un membre actif de son organisme en conformité avec l’article 2.07.

La destitution d’un administrateur, tout comme son élection, relève des membres et ne peut avoir lieu que pour les motifs indiqués au point 2.07.

4.03.4 Un membre exclu peut en appeler de cette décision d’exclusion auprès du conseil. Dans ce cas, celui-ci formera un comité qui entendra la requête du membre exclu et statuera sur la décision contestée.

4.04 ÉLECTION

4.04.1 L’élection des membres du conseil a lieu à l’assemblée générale annuelle. Chaque année paire, trois (3) postes d’administrateurs sont mis en élection. Les années impaires, les deux (2) autres postes sont mis en élection.

4.04.2 Lorsqu’il y a plus de nominations que de postes, l’élection des membres du conseil se fait par scrutin secret.

4.04.3 Les postes sont répartis entre les membres élus du conseil d’administration lors de leur première réunion.

4.05 VOTE

Les décisions, au conseil, se prennent à la majorité des voix des membres présents.

4.06 RÉUNION ORDINAIRE

Le conseil tiendra annuellement au moins huit (8) réunions ordinaires.

4.06.1 Une réunion aura lieu après l’assemblée annuelle. Cette réunion sera consacrée à :

– la passation des pouvoirs;

– l’attribution des postes et la distribution des tâches;

– toute formalité nécessaire à la poursuite des affaires de l’APHVO.

4.06.2 Une réunion ordinaire sera tenue dans les deux (2) mois qui précèdent la tenue de l’assemblée annuelle. L’ordre du jour de cette réunion comprendra au moins les points suivants :

– dispositions nécessaires à la fermeture des livres;

– préparation des divers rapports (financiers et autres);

– organisation et tenue de la prochaine assemblée annuelle.

4.07 AUTRES RÉUNIONS

Le conseil tiendra toutes les réunions nécessaires à l’exécution de son mandat.

4.08 QUORUM

Le quorum des réunions du conseil est de trois (3) membres.

4.09 FONCTIONS ET POUVOIRS

Les fonctions et pouvoirs du conseil sont :

4.09.1 Convoquer les assemblées et en dresser l’ordre du jour.

4.09.2 Préparer le travail qui doit être soumis aux assemblées.

4.09.3 Donner suite à toutes les décisions des assemblées.

4.09.4 Préparer tous les rapports et documents qui sont portés à l’attention des membres.

4.09.5 Assurer les moyens nécessaires à l’exercice des droits et privilèges des membres.

4.09.6 Administrer les fonds :

– préparation des états financiers et des prévisions budgétaires;

– choix du vérificateur;

– signatures sociales;

– choix des institutions financières.

4.09.7 Désigner la localisation de la permanence.

4.09.8 Conclure les ententes au nom de l’APHVO.

4.09.9 Embaucher, administrer et superviser le personnel et le fonctionnement de la permanence.

4.09.10 Former tous les comités nécessaires à l’exécution de son mandat et en superviser le travail.

4.09.11 Combler toute vacance au sein du conseil.

4.09.12 Tenir à jour les registres prévus par la loi et voir à la gestion des archives.

4.09.13 Considérer toute demande d’adhésion à titre de membre ordinaire, associé et affinitaire.

4.09.14 Décider de l’exclusion d’un membre.

4.09.15 Informer l’assemblée générale de toutes nouvelles affiliations à un organisme ou à une association.

4.10 PRÉSIDENCE

4.10.1 Le président est le représentant en titre de l’APHVO.

4.10.2 Il a le droit de déléguer ses pouvoirs.

4.10.3 Il veille à l’exécution des décisions prises lors des assemblées et des réunions du conseil.

4.10.4 Il représente l’APHVO dans les actes de la vie civile.

4.10.5 Il est responsable des délibérations et des procédures lors des assemblées et des réunions du conseil. Toutefois, pour la conduite des assemblées, il pourra, s’il le désire, recourir aux services d’un président d’assemblée.

4.10.6 Il dresse l’ordre du jour des réunions du conseil.

4.10.7 Il peut faire partie d’office de tous les comités.

4.10.8 Il fait rapport régulièrement, au conseil, de la situation de l’APHVO.

4.10.9 Il doit s’assurer que le conseil se conforme aux statuts et règlements.

4.11 VICE-PRÉSIDENCE

4.11.1 Le vice-président a préséance dans les cas de remplacement ou de démission du président.

4.11.2 Il assiste le président dans l’exercice de ses fonctions.

4.12 SECRÉTAIRE

4.12.1 Le secrétaire est chargé des avis de convocation ainsi que de la correspondance prévue à la présente Constitution.

4.12.2 Il est responsable de la mise à jour de la liste des membres.

4.12.3 Il voit à la rédaction et il présente les procès-verbaux.

4.12.4 Il est responsable des archives et des documents constitutionnels.

4.13 TRÉSORIER

4.13.1 Le trésorier reçoit toutes les sommes versées et les dépose intégralement au compte de l’APHVO dans une institution financière reconnue et désignée par le conseil.

4.13.2 Il est responsable de tous les déboursés selon les dispositions de la présente Constitution et les directives du conseil.

4.13.3 Il est responsable de la petite caisse.

4.13.4 Il présente régulièrement au conseil un rapport sommaire des revenus et des dépenses.

4.13.5 Il est responsable des registres comptables et des pièces justificatives.

4.13.6 Il présente les états financiers, les prévisions budgétaires et le rapport du vérificateur lors de l’assemblée annuelle.

4.14 ADMINISTRATEURS

4.14.1 Les administrateurs sont membres de plein droit du conseil et participent à toutes les décisions qui y sont prises.

4.14.2 Lors de l’attribution des postes et de la distribution des tâches, les membres du conseil verront à définir les rôles de chacun des administrateurs.

4.15 PERMANENCE

4.15.1 Le conseil peut se doter d’une permanence. Celle-ci sera connue sous le nom de : « permanence ».

4.15.2 Le conseil peut engager et rémunérer tout le personnel nécessaire au fonctionnement de la permanence.

4.15.3 Le conseil détermine les conditions de travail du personnel.

4.15.4 Il doit n’y avoir aucun lien de parenté entre le personnel de l’APHVO et les membres du conseil d’administration.

4.15.5 Le directeur général relève directement du président.

4.16 DIRECTEUR GÉNÉRAL

Sous l’autorité du conseil :

4.16.1 Il dirige et coordonne l’ensemble des activités de l’APHVO conformément aux mandats qui lui sont confiés par le conseil.

4.16.2 Il est responsable de l’organisation matérielle des diverses assemblées, réunions et autres activités de l’APHVO.

4.16.3 Il participe aux réunions du conseil ainsi qu’aux assemblées de l’APHVO.

4.16.4 Il informe le conseil des affaires courantes de l’APHVO.

4.16.5 Il voit à ce que le maximum de documentation soit offert dans des médias substitus tels que le braille et les gros caractères, et acheminé par courrier électronique.

4.16.6 Il embauche, avec le conseil d’administration, et supervise le personnel de l’APHVO.

4.17 RÉMUNÉRATION

Sans préjudice des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions, à l’exception du directeur général, les membres du conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services.

CHAPITRE 5 – FINANCES

5.01 EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier se termine le trente et un (31) mars de chaque année.

5.02 FONDS

Les fonds de l’APHVO sont constitués des ressources suivantes :

5.02.1 Les cotisations.

5.02.2 Les subventions.

5.02.3 Les intérêts, dividendes et autres gains résultant des dépôts bancaires et autres placements.

5.02.4 Les dons.

5.02.5 Les collectes de fonds au profit de l’APHVO, en lien avec sa mission.

5.02.6 Les honoraires, les cachets ou tous autres paiements versés à l’APHVO pour services rendus.

5.03 ADMINISTRATION DES FONDS

5.03.1 C’est le conseil qui administre les fonds de l’APHVO.

5.03.2 Pour faciliter la tâche du conseil, le trésorier soumettra annuellement des prévisions budgétaires au conseil pour adoption à l’assemblée annuelle.

5.03.3 Le conseil devra, selon les prévisions budgétaires, garantir une disponibilité suffisante des fonds.

5.03.4 De plus, le conseil devra constituer une réserve d’environ cinq pour cent (5 %) des fonds pour couvrir, au besoin, l’excédent des dépenses non prévues.

5.03.5 Les excédents budgétaires seront administrés par le conseil sous forme de placements garantis.

5.03.6 L’APHVO ne sera jamais exploitée dans un but lucratif pour ses membres. Tout bénéfice ou autre somme lui revenant sera utilisé pour promouvoir ses objectifs.

5.04 VÉRIFICATEUR

Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres choisissent un vérificateur externe pour la vérification des registres comptables.

CHAPITRE 6 – DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

6.01 AVIS DE CONVOCATION

6.01.1 L’avis de convocation mentionne le jour, la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée ou de la réunion. Il est envoyé dans des médias substituts tels que le braille ou les gros caractères, ainsi que par courrier électronique.

6.01.2 Dans le cas des assemblées, cet avis devra être posté au moins vingt (20) jours avant la date à laquelle elle a été convoquée.

6.01.3 Dans le cas des réunions, cet avis devra être posté au moins sept (7) jours avant la date à laquelle elle ont été convoquées. Toutefois, s’il y a unanimité au sein du conseil, on pourra convenir de modalités différentes.

6.02 ORDRE DU JOUR

6.02.1 Un ordre du jour de chaque assemblée ou réunion doit être préparé et expédié avec l’avis de convocation.

6.02.2 L’ordre du jour est préparé par le président, après consultation du conseil ou des membres concernés, selon le cas.

6.03 PROCÈS-VERBAL

Le procès-verbal de chaque assemblée ou réunion est signé par le président et le secrétaire d’office. L’exactitude en est constatée ou le texte modifié, lors de la lecture et de l’adoption, pendant une assemblée ou une réunion subséquente.

6.04 REGISTRES COMPTABLES

Toutes les transactions financières seront dûment enregistrées, selon les règles de la comptabilité, dans des registres appropriés.

6.05 ARCHIVES

La correspondance officielle, les procès-verbaux, les avis de convocation, l’ordre du jour, les registres comptables, les rapports et toutes les pièces justificatives constituent les archives de l’APHVO.

6.06 SIGNATURES SOCIALES

Seules les signatures des personnes autorisées par le conseil lient l’APHVO.

6.07 TRÉSORERIE ET OPÉRATIONS FINANCIÈRES

6.07.1 C’est le conseil qui détermine les conditions des dépôts et retraits.

6.07.2 Le conseil peut également constituer une petite caisse pour payer les dépenses ordinaires de bureau et autres frais d’administration. C’est le conseil, également, qui en détermine le montant.

6.07.3 Tous les déboursés seront effectués par chèques ou par carte de crédit, sauf dans les cas prévus au paragraphe précédent.

6.07.4 Pour toute dépense supérieure à cinq cents dollars (500 $), le directeur général devra recevoir l’assentiment du conseil.

6.08 COMITÉS

Le conseil ou l’assemblée peut former tous les comités nécessaires à la réalisation des objectifs. Ces comités devront soumettre, selon le cas, au conseil ou à l’assemblée, des rapports écrits de leurs activités.

6.09 DROIT DE REGARD

6.09.1 Tous les membres ont le droit de consulter les archives, à l’exception des procès-verbaux des conseils et des comités, des registres comptables et des dossiers des employés.

6.09.2 Une demande écrite doit être adressée au conseil, qui fixera les modalités de cette consultation et avisera le ou les membre(s) intéressé(s).

6.09.3 La liste des membres est confidentielle.

6.10 MODIFICATION DES STATUTS ET RÈGLEMENTS

6.10.1 Toute proposition visant à modifier les statuts et règlements doit être expédiée aux membres, par écrit, au moins dix (10) jours ouvrables, avant la tenue de l’assemblée convoquée à cette fin. L’avis expédié par le conseil doit contenir le texte intégral de la proposition.

6.10.2 Le conseil et les membres réguliers peuvent exercer ce privilège.

6.10.3 Toute proposition visant à modifier les statuts et règlements doit être approuvée lors d’une assemblée au deux tiers (2/3) des voix des membres ordinaires présents.

6.11 DISSOLUTION ET LIQUIDATION

6.11.1 La corporation ne peut être dissoute que par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale spéciale convoquée dans ce but par un avis écrit de trente (30) jours donné à chacun des membres.

6.11.2 Si la dissolution de l’APHVO est votée en vertu du présent article, le conseil devra finaliser toutes les activités de la corporation et remplir auprès des autorités publiques les formalités prévues par la loi.

6.11.3 S’il y a dissolution ou liquidation de l’APHVO, tous les biens restant après paiement des dettes seront offerts à un organisme de promotion des intérêts des personnes handicapées visuelles du Québec choisi par l’assemblée.

6.12 ENTRÉE EN VIGUEUR DES STATUTS ET RÈGLEMENTS ET DES MODIFICATIONS

La présente Constitution s’appliquera et fera loi dès que les deux tiers (2/3) des membres, présents à une assemblée dûment convoquée à cette fin, auront approuvé et ratifié tous les articles de la présente Constitution.